Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Die Montalbetti Partners GmbH ist eine Executive Search Personalberatung für Führungskräfte im Finanz- und Dienstleistungssektor.

Diese Richtlinie gilt für Sie, wenn Sie einer unserer Kunden, Lieferanten, Kandidaten, Bewerber für eine Stelle bei Montalbetti Partners oder eine Referenzperson für einen Kandidaten sind.

Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre persönlichen Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung und den geltenden europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung regelt, in welchem Umfang wir personenbezogene Daten über Sie erheben, verarbeiten und nutzen. Wir bitten Sie daher, die folgenden Hinweise sorgfältig zu lesen.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Montalbetti Partners GmbH
Hochstraße 31
60313 Frankfurt
Telefon: +49 69 219 389838
E-Mail: hello@montalbetti.com

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten, Kategorien und Zweck der Verarbeitung

Welche personenbezogenen Daten erheben wir über Sie?

Wir erheben die Informationen, die für die Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich Executive Search und Leadership Advisory erforderlich sind.

Bewerber/Kandidaten: Personenbezogene Daten, darunter Lebensläufe, Ausweisdokumente, Bildungsnachweise, beruflicher Werdegang, Beschäftigungsverhältnisse und Referenzen. Wir können auch sensible personenbezogene Daten erheben. Wir erheben sensible personenbezogene Daten und verarbeiten diese nur, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu erteilt haben.

Kunden und Lieferanten: Personenbezogene Daten, Kontaktdaten, Finanzdaten und Dienstleistungsdaten, wenn wir mit unseren Kunden über unsere Dienstleistungen korrespondieren.

Wo erfassen wir personenbezogene Daten?

Im Folgenden sind die verschiedenen Quellen aufgeführt, aus denen wir personenbezogene Daten über Sie erheben können:

• Direkt von Ihnen. Dabei handelt es sich um Informationen, die Sie bei der Suche nach einer neuen Stelle und während der verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses angeben.
• Von einem Vertreter/Dritten, der in Ihrem Namen handelt, z. B. externe Forscher, Interim-Management-Unternehmen und Datenanbieter wie Loxo Source, Contact Out usw.
• Über öffentlich zugängliche Quellen wie LinkedIn, Xing, Viadeo und RocketReach.
• Unternehmenswebsites

Wie und warum verwenden wir personenbezogene Daten?

Wir verwenden die Daten der Kandidaten, um ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Ausbildung mit potenziellen Arbeitgebern abzugleichen. Zunächst erfassen wir grundlegende Informationen über die Kandidaten, wie Kontaktdaten, berufliche Positionen und Erfahrungen, wenn wir unsere Talent-Mapping-Maßnahmen durchführen, um unseren Kunden zu helfen, den aktuellen Markt zu verstehen und potenzielle Kandidaten für unsere Kunden zu finden. Wenn ein Kandidat in die Vorauswahl kommt und die nächsten Stufen durchläuft, erfassen wir weitere Informationen in der Phase des Vorstellungsgesprächs (oder einer gleichwertigen Phase) und danach auf diese Weise.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Ihnen unseren Newsletter, E-Mail-Benachrichtigungen und andere Mitteilungen per E-Mail zuzusenden.

Auf welcher Rechtsgrundlage verwenden wir diese Daten?

Für Bewerber, Interim-Manager, Referenzgeber und Kunden ist unsere Verarbeitung für unsere berechtigten Interessen erforderlich. Wir benötigen die Daten, um die Eignung für potenzielle Stellen zu beurteilen, potenzielle Bewerber zu finden und Kunden und Referenzgeber zu kontaktieren, unsere Dienstleistungen weiterzuentwickeln und unser Geschäft auszubauen.

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung der relevanten Daten ist das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Daten werden freiwillig bereitgestellt. Je mehr Informationen bereitgestellt werden, desto besser kann die Eignung für die Stellenangebote unserer Kunden bewertet und die anschließende Vermittlung von Kandidaten erfolgen. Um das berufliche Profil eines Kandidaten zu bewerten, kann es auch erforderlich sein, weitere Informationen über den Kandidaten durch Assessments (Hogan und MSA Profil) zu sammeln. Dies kann die Verarbeitung detaillierterer personenbezogener Daten, einschließlich sensibler Daten, beinhalten. In diesem Fall bitten wir immer um Ihre Zustimmung, bevor wir eine solche Verarbeitung vornehmen.

Bei Kunden können wir uns auch darauf berufen, dass die Verarbeitung für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist.

Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Sofern innerhalb eines Zeitraums von fünf Jahren keine Interaktion erfolgt, werden die gespeicherten personenbezogenen Daten nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

Diese Speicherung erfolgt im berechtigten Interesse einer langfristigen Zusammenarbeit, die über einen bestimmten Auftrag, eine bestimmte Vermittlung oder eine bestimmte Bewertung hinausgeht.

4. Weitergabe von Daten

An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Zunächst werden die Daten nur innerhalb von Montalbetti Partners verarbeitet. Wir nutzen Drittanbieter, die uns bei der Verwaltung bestimmter Aktivitäten und Dienstleistungen unterstützen. Wir verwenden Microsoft, SharePoint, OneDrive und Loxo.co zur Speicherung von Daten.

Je nachdem, wie und wo die Dienstleistungen erbracht werden müssen, können die personenbezogenen Daten der Bewerber jedoch an Kunden, ausgewählte externe Partner, die Bewertungen durchführen, und andere Anbieter wie Reisebüros usw. weitergegeben werden.

Um im Auftrag unserer Kunden Marktanalysen oder Recherchen durchzuführen, damit diese den Markt besser verstehen können, geben wir möglicherweise einige grundlegende Informationen über potenzielle Kandidaten weiter, wie Vorname, Nachname, aktueller Arbeitgeber und aktuelle Position sowie einige grundlegende Informationen über Ausbildung und Berufserfahrung. Die weitergegebenen Informationen beschränken sich auf das für diesen Zweck erforderliche Maß.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten (Lebenslauf und Kontaktdaten des Bewerbers) an Kunden erfolgt nur, wenn ein Bewerber für eine Stelle bei einem Kunden geeignet ist oder den Anforderungen des Kunden entspricht und wir die Zustimmung des Bewerbers haben. In diesem Fall erhalten Kunden einen vertraulichen Bericht über den Bewerber. Der vertrauliche Bericht enthält alle für den Kunden relevanten Informationen über den Bewerber, um zu beurteilen, ob der Bewerber für eine Stelle geeignet ist.

Die Weitergabe von Daten an Kunden ist für erfolgreiche Vermittlungen zwingend erforderlich. Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich die Datenbankserver von Kunden, an die Bewerberinformationen übermittelt werden, möglicherweise in Drittländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden, für die die EU-Kommission kein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt hat.

5. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben außerdem das Recht, bei einer Datenschutzbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen.

6. Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf betrifft die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, können Sie der Verarbeitung widersprechen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, der von uns in der folgenden Beschreibung der Funktionen beschrieben wird. Bei der Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir Sie, die Gründe darzulegen, warum wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie bisher verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs werden wir die Situation prüfen und entweder die Datenverarbeitung einstellen oder anpassen oder Ihnen unsere schutzwürdigen zwingenden Gründe darlegen, auf deren Grundlage wir die Verarbeitung fortsetzen werden.

7. Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

Wenn Sie die Website nur zu Informationszwecken nutzen, d. h. wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website aufrufen möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anfrage (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode
• Menge der jeweils übertragenen Daten
• Die Website, von der die Anfrage stammt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Schnittstelle
• Sprache und Version der Browser-Software.

Zusätzlich zu den oben genannten Daten werden auf Ihrem Computer technisch notwendige und, optional, technisch nicht notwendige Cookies gespeichert, wenn Sie Ihre Einwilligung dazu geben. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden, Ihrem verwendeten Browser zugeordnet werden und durch die bestimmte Informationen an die Stelle zurückfließen, die den Cookie gesetzt hat (in diesem Fall an uns). Sie dienen dazu, die Website insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Wenn auf unserer Website Cookies gesetzt werden, die Ihrer Zustimmung bedürfen, werden wir Sie darüber gesondert in dieser Datenschutzerklärung informieren. Wenn Sie Ihre Zustimmung dazu gegeben haben, können Sie diese jederzeit über den Cookie-Banner auf unserer Website widerrufen.

Google Analytics

Wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, wird auf dieser Website Google Analytics 4, ein Webanalysedienst der Google LLC, verwendet. Der Verantwortliche für Nutzer in der EU/EWR und der Schweiz ist Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“).

Google Analytics 4 verwendet Cookies, die es uns ermöglichen, Ihre Nutzung unserer Website zu analysieren. Die durch die Cookies gesammelten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

In Google Analytics 4 ist die Anonymisierung von IP-Adressen standardmäßig aktiviert. Aufgrund der IP-Anonymisierung wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Laut Google wird die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Während Ihres Besuchs auf der Website wird Ihr Nutzerverhalten erfasst. Zusätzlich zu den unter Punkt 7 dieser Erklärung genannten personenbezogenen Daten werden folgende Daten erfasst:

• Erster Besuch der Website
• Beginn der Sitzung
• Besuchte Websites
• Ihr „Klickpfad“, Interaktion mit der Website
• Scrolls (wenn ein Nutzer bis zum Ende der Seite scrollt (90 %))
• Klicks auf externe Links
• Interne Suchanfragen
• Interaktion mit Videos
• Datei-Downloads
• Angezeigte/angeklickte Anzeigen

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen verwenden, um Ihre Nutzung der Website zu analysieren und Berichte über die Websiteaktivitäten zu erstellen. Die von Google Analytics bereitgestellten Berichte werden zur Analyse der Leistung unserer Website verwendet.

Empfänger der Daten sind/können sein

• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)
• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA
• Alphabet Inc, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA

Für die USA hat die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 ihre Angemessenheitsentscheidung getroffen. Google LLC ist nach dem Data Privacy Framework zertifiziert. Da die Server von Google weltweit verteilt sind und eine Übermittlung in Drittländer (z. B. nach Singapur) nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, haben wir mit dem Anbieter auch die Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Die von uns gesendeten und mit Cookies verknüpften Daten werden nach 2 Monaten automatisch gelöscht. Die maximale Lebensdauer von Google Analytics-Cookies beträgt 2 Jahre. Daten, deren Aufbewahrungsfrist erreicht ist, werden einmal im Monat automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können.

Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen von Google Analytics und zum Datenschutz bei Google finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google.

Datensicherheit

Wir treffen alle angemessenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. Unsere Systeme sind gegen unbefugten Zugriff gesichert. Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns verschlüsselt. Wir verwenden das Verschlüsselungssystem SSL (Secure Socket Layer).

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet trotz aller technischen Vorkehrungen keine absolute Sicherheit bieten kann. Ein lückenloser Schutz Ihrer Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher nicht möglich.

8. Links

Wir verwenden Links zu Inhalten auf Websites anderer Websitebetreiber.

Wir haben keinen Einfluss auf die dort erhobenen Daten oder die Datenverarbeitungsverfahren und kennen weder den vollen Umfang der Datenerhebung, den Zweck der Verarbeitung noch die Aufbewahrungsfristen.

Wir haben auch keine Informationen über die Löschung der vom verlinkten Anbieter erhobenen Daten. Insofern sind wir für die Datenverarbeitung auf der verlinkten Website nicht datenschutzrechtlich verantwortlich.

Weitere Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung durch den Websitebetreiber finden Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Websites. Dort finden Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und den Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

9. Weitere Funktionen und Angebote auf unserer Website

Neben der rein informativen Nutzung unserer Website bieten wir verschiedene Dienste an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Dienstleistung verwenden und für die die oben genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.

In einigen Fällen setzen wir externe Dienstleister zur Verarbeitung Ihrer Daten ein. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

Wenn unsere Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) haben, werden wir Sie an geeigneter Stelle in dieser Datenschutzerklärung über die Folgen dieses Umstands informieren.

10. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen nutzen wir externe in- und ausländische Dienstleister (z. B. für IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing), die ebenfalls Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erlangen können. Mit diesen Anbietern haben wir gemäß Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die eine zulässige Datenverarbeitung gewährleisten.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten von uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden (z. B. zu Werbezwecken), geschieht dies ebenfalls auf der Grundlage bestehender Auftragsverarbeitungsbeziehungen.

11. Voraussetzungen für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer

In den Ausnahmefällen, in denen personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), d. h. in Drittländer, übermittelt werden, erfolgt dies unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Über die jeweiligen Einzelheiten der Übermittlung informieren wir Sie an den entsprechenden Stellen.

Die Europäische Kommission bescheinigt einigen Drittländern durch sogenannte Angemessenheitsbeschlüsse ein Datenschutzniveau, das mit dem EWR-Standard vergleichbar ist. In anderen Drittländern, in die personenbezogene Daten übermittelt werden können, besteht jedoch aufgrund fehlender gesetzlicher Bestimmungen möglicherweise kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. In diesem Fall stellen wir sicher, dass der Datenschutz angemessen gewährleistet ist. Dies ist möglich durch verbindliche Unternehmensregeln, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Art. 46 Abs. 1, 2 lit. c) DSGVO, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes.

12. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Aufgrund der Weiterentwicklung unseres Unternehmens oder geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es erforderlich sein, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern.